English version
8-800-555-90-25
Новая версия Программного комплекса 6.2016.
Практические рекомендации:
Все статьи

Рената Ванка-Еникеева

Глава направления «Евразия и Международное техническое право» Немецкой комиссии по электротехнике (DIN)

Онлайн-издания-для-профессионалов Помощник бухгалтера Архив решений арбитражных судов Полезная информация - юристу Банк документов

Курсы валют

26.09.2016

EUR71.58540.0000
USD63.86420.0000

Студенту и преподавателю

Хранилище текстово-графической информации - необходимый компонент системы электронного документооборота

«Компьютер-Информ», № 07, апрель 2007 года

Основные тенденции последних лет в области автоматизации документооборота в органах власти можно охарактеризовать рядом признаков. В первую очередь, можно отметить все большее доверие электронным системам, все больше учетных, аналитических функций делопроизводства переносится в информационную среду и автоматизируется. Такие процессы как законотворчество, согласование нормативно-распорядительной документации, обработка корреспонденции на всех уровнях управления получают поддержку в виде информационных систем.

Во-вторых, возрастающий поток документов требует соответствующих средств учета, контроля и управления. Возможности для реализации требований по административному управлению также предоставляются автоматизированными системами, в основном, системами электронного документооборота.

Немаловажен и тот факт, что все больший поток внутриведомственных документов подготавливается, распространяется и рассматривается в электронном виде, а значит, требует хранения, управления и регламентирования. Автоматизация в области документооборота уже охватывает всю организацию в целом, а не только приемные и канцелярии. Тенденция постепенного перехода к электронному документообороту обеспечивается разработчиками систем разными техническими решениями, среди которых на первое место выходят решения по созданию хранилищ электронных документов.

На рынке представлен достаточно широкий ряд различных систем документооборота, нацеленных на решение определенного круга задач, автоматизирующих бизнес-процессы по различным принципам. Это системы горизонтального документооборота, ориентированные, прежде всего, на западный рынок, иностранного производства, подходящие в большей мере коммерческим организациям. И системы отечественного производства, построенные по вертикальному принципу, согласно традициям и стандартам, устоявшимся за многие десятилетия. Такие системы отвечают требованиям органов власти к документационному обеспечению управления.

Консорциум "Кодекс" более 15 лет работает над развитием систем электронного документооборота для органов государственной и муниципальной власти. Большое количество (более 4400 рабочих мест в Администрации Санкт-Петербурга, органах власти других субъектов РФ, федеральных органах власти, органах местного самоуправления, предприятиях и организациях) внедрений систем "Кодекс: Документооборот" позволило создать мощную базу для развития технологий не только в области документооборота, но и в иных областях, связанных с административным управлением, таких как системы поддержки принятия решений, портальные решения для органов госвласти, решения по обеспечению безопасности информации.

Одной из задач, актуально вставшей еще в 2003 году, именно в органах государственной власти в связи с внедрением систем электронного документооборота, стала потребность хранить большой объем разнородной информации - документов, презентаций, чертежей, таблиц - в упорядоченном виде, с обеспечением простого и удобного доступа для пользователей.

В Администрации Санкт-Петербурга были проведены работы по созданию и внедрению аппаратно-программного комплекса структурированного хранения электронных документов. К программной части предъявлялись такие требования как интеграция с существующей системой документооборота; разграничение доступа к документам, основанное на ролях и правах доступа; хранение отсканированных образов документов; штрих-кодирование входящей корреспонденции и внутренних документов.

Платформой для хранилища служит СУБД Microsoft SQL Server. СУБД производства фирмы Microsoft была выбрана не случайно. С одной стороны, это основная система управления базами данных, на которой функционирует документооборот в Администрации Санкт-Петербурга. С другой - MS SQL Server в полной мере отвечает таким требованиям, как масштабируемость, удобство в сопровождении и управлении, скорость работы, а также обладает богатыми инструментальными средствами для разработки приложений.

При построении хранилища учитывалась существующая инфраструктура документооборота, программное обеспечение интегрировалось с функциональными подсистемами, работающими как в секретариатах, так и на местах, непосредственно у госслужащих Администрации Санкт-Петербурга.

Хранилище обеспечивает управление и доступ к целому ряду документов, таких как входящая и исходящая корреспонденция, нормативно-распорядительные документы, проектная документация. Для отраслевых комитетов была реализована возможность хранения чертежей в различных форматах, файлов произвольного типа.

При этом для различных видов документов были организованы индивидуальные потоки структурирования полнотекстовых документов. Входящая корреспонденция после регистрации помечается штрих-кодом и помещается в документный потоковый сканер, сканируется, распознается и направляется в хранилище. Нормативно-распорядительные документы пользователи самостоятельно помещают в банк данных, не покидая привычное окружение офисных приложений Microsoft Word или Excel.

Используемая в отраслевых комитетах проектная документация, чертежи, планы, схемы могут быть сохранены в хранилище прямо из графической или чертежной системы.

Безопасность обеспечивается разделением прав доступа пользователя на документ, поддержкой электронно-цифровых подписей, шифрованием трафика между сервером приложений и клиентом. Автоматически поддерживается версионность документов, помещенных в хранилище. Между документами организуются взаимосвязи, которые могут быть функционально классифицированы.

Пользователи, подключающиеся к системе через узкие каналы связи или Internet, могут воспользоваться тонким клиентом, доступным через Internet Explorer. При этом сохраняется вся функциональность присущая полноценному Windows-клиенту.

Для удобства работы система подготовки документов интегрируется с основными офисными приложениями. Для Microsoft Office это MS Word и MS Excel, для OpenOffice это OpenWriter и OpenCalc. В данный момент реализовано одно из перспективных направлений развития системы - интеграция с Autodesk AutoCAD. Такое решение позволит строить хранилища проектной документации, обеспечивающие коллективный доступ к чертежам и их сканированным копиям, с возможностью поиска и каталогизирования.

В результате внедрения хранилища отпадает необходимость хранить что-то на локальных жестких дисках вообще! При этом существенно повышается надежность хранения данных организации, ведь обеспечить надежность и защиту группы серверов проще, чем сохранность данных на каждом из многих сотен компьютеров крупной организации.

Интеграция хранилища документов с подсистемой формирования отчетов позволяет создавать решения, обладающие функциями витрин данных, позволяющие анализировать деятельность организации в комплексе с документооборотом и регламентирующими документами.

Антон Мейнцер