English version
8-800-555-90-25
Новая версия Программного комплекса 6.2016.
Практические рекомендации:
Все статьи

Шевелева Наталья Александровна

Декан юридического факультета Санкт-Петербургского государственного университета

Онлайн-издания-для-профессионалов Помощник бухгалтера Архив решений арбитражных судов Полезная информация - медицина Банк документов

Курсы валют

08.12.2016

EUR68.5002-0.1900
USD63.9114+0.0373

Студенту и преподавателю

Сканируем DOCFLOW. Заметки с международной конференции-выставки по документообороту

Бухгалтер и компьютер, № 8, август 2006 года

Срок хранения смотри на упаковке "Эту песню не задушишь, не убьёшь..."

Несмотря на уже довольно широкое распространение в России компьютеров, интернета и предложений со стороны фирм-разработчиков и поставщиков средств электронного документооборота, индекс “макулатурфактора” вместе со всевозможным ворохом ненужных бумаг, требуемых от российских граждан, предприятий и организаций со стороны многочисленных госслужб, неуклонно движется вверх. Благо, русский язык неисчерпаем. Ведомства, заявляя о своей полной независимости, никак не меньше, чем прежде, посылают российских граждан (в прямом и переносном смысле) от одного “единого окна” к другому, а актуальность хранения всевозможных бумаг (и по любому поводу) в нашей стране не уменьшается, а почему-то лишь растёт.

В принципе понятно почему: популяция чиновников по сравнению даже с советским некомпьютеризированным периодом выросла в 3-5 раз, а в каких-то “заповедных местах” даже более. Без мало-мальски важной бумажки не сунешься никуда. Так, к примеру, многие, завершающие свой трудовой путь работники (потенциальные пенсионеры) сталкиваются с тем, что не могут получить нужные им документы, справки, подтверждающие их стаж работы на том или ином предприятии (заметим, как правило, государственном). Большинство из предприятий социалистического периода просто перестали существовать (и куда тут бежать, вообще непонятно), другие же, возможно, уже не раз сменив собственников, вместо того, чтобы сдать документы в Центральный архив, заплатив за это определённую сумму, предпочитают сэкономить, уплатив гораздо меньшую сумму административного штрафа за утерю важнейших для сограждан документов (а нередко на всякий случай и всего архива предприятия), которые по закону должны храниться не менее 75 лет.

Государственные же структуры, в отличие от граждан, смотрят на это крайне спокойно, так как благодаря таким “потерям” они, разведя руками по поводу отсутствия необходимых подтверждающих документов, сэкономят на сумме и без того нищенских пенсий нашим труженикам. Вот почему привычную глазу надпись на продовольственных продуктах, вынесенную в подзаголовок, можно смело относить и к документообороту, и к информационным технологиям. Побочный продукт бизнес-деятельности многочисленных учреждений, организаций, компаний - это тонны всевозможных бумаг, подлежащих отправке многочисленным адресатам или полученных от них и требующих различных операций и действий с ними, разнообразных режимов и сроков хранения. Упаковкой же для них должны стать достойные программные решения, в том числе помогающие переводить все эти макулатурные горы в компактный электронный вид.

В настоящее время многие предприятия и организации в силу ряда причин начинают осознавать, что без наведения элементарного порядка путём создания регламентов, автоматизации хотя бы начального уровня и обеспечения прозрачности информационных потоков, бизнес-процессов что-либо наладить на предприятии и тем более добиться эффективного управления, а значит, и успешности, прибыльности, не говоря уже о конкурентоспособности и процветании, невозможно. На помощь приходят различные системы более и менее полноценного электронного документооборота как первоосновы, как обязательного первого шага общей и полной автоматизации организации, а за ней и всей страны.

Что дают системы СЭД?

Во-первых, за счёт более чёткой регламентации процессов, закрепления определённых операций за исполнителями, их фиксации и контроля за прохождением документов, автоматического уведомления о выданных поручениях повышается исполнительская дисциплина сотрудников.

Во-вторых, повышаются качество и скорость работы с документами, так как все документы перемещаются в электронном виде: резко сокращается время на поиск необходимых документов; предотвращаются потери оригиналов документов, поскольку сотрудники работают с электронными копиями.

В-третьих, появляется инструмент для оценки качества, загрузки и эффективности работы персонала, так как все действия пользователей фиксируются в системе.

Наконец, в-четвёртых, накапливаются корпоративные знания, обеспечивается быстрое обучение и взаимозаменяемость сотрудников; повышается общий уровень корпоративной культуры, появляется возможность персональной и коллективной мотивации на достижение общих целей организации.

Судя по всему вышеизложенному, можно с высокой степенью вероятности предположить, что DOCFLOW и его участников у нас в стране ждут самые грандиозные и радужные перспективы, по крайней мере, в обозримом будущем. Если, конечно, не произойдёт какого-нибудь очередного резкого разворота и очередной смены курса.

На страже российских ИТ-рубежей

В мае текущего года наши парламентарии после 15 лет проникновения к нам новейших западных технологий (причём не только в ИТ) вдруг вспомнили об информационной безопасности (ИБ) государства. По инициативе группы депутатов и российских учёных в Госдуме РФ состоялась пресс-конференция, посвящённая вопросам ИБ стратегически важных объектов и предприятий России, а также состоянию нормативно-правовой базы, регулирующей использование ими западных технологий. Впрочем, несмотря на всю серьёзность сложившейся ситуации и заявленной темы, обсуждение свелось лишь к так называемым поправкам Гудкова - Хинштейна к Федеральному закону “Об информации, информационных технологиях и защите информации”, в которых предлагается не допускать использования зарубежных программно-технических средств в государственных информационных системах стратегических отраслей и на особо важных (опасных) объектах.

Интересно, чем пользовались последние десятилетия и на чём ездили эти государевы мужи, почему вопросы приоритета отечественных производителей, развития высокотехнологичных отраслей и безопасности страны, в том числе информационной, все эти годы их не волновали? Как теперь представляют себе авторы поправок реальное выполнение подобного закона, когда уже практически все российские отрасли, в том числе государственно важные и даже оборонные, основательно наполнены (или активно наполняются) как импортными техническими средствами, в том числе компьютерами, аппаратурой связи, элементной базой, так и не менее импортным программным обеспечением (за редким исключением), а крупным западным ИТ-корпорациям с удовольствием отдают самые лакомые государственные структуры и проекты на автоматизацию.

Редакция неоднократно обращала на это внимание (см., например, “БиК” № 1/2004, “БиК” № 2/2004 (“Пока мы делаем ракеты”), “БиК” № 3/2004 (“На пути к информационному обществу”)).

Понятно, что каждая индустриально развитая страна, пытающаяся сохранить независимость, стремится, по крайней мере в своём оборонном комплексе, использовать продукцию собственного производства. А вот Россия в течение последних десятилетий усиленно пытается выйти из этого достойного “клуба” - индустриальных, суверенных, думающих. Конечно, у нас уже много законов разной степени полезности не выполняется; видимо, будет и ещё один. С того ли начинаем? Как всегда, мы пытаемся поставить “телегу впереди лошади”. Все эти проблемы должны решаться только в комплексе общей государственной политики, а так это напоминает мероприятие для галочки под флагом очередной заботы о благе Отечества.

Но вернёмся к нашему форуму...

О работе секций на DOCFLOW-2006

Научно-практическая конференция предоставляет посетителям возможность более детально ознакомиться с интересующими их направлениями этой области знаний и технологий, новинками документооборота, а участникам - рассказать о своих достижениях, подходах, обменяться мнениями, подискутировать с коллегами, увидеть, чего добились их конкуренты, лучше понять общее направление дальнейшего развития.

Разделение докладов по тематическим секциям, введённое в 2005 году в формат DOCFLOW, позволяет организаторам и участникам конференции “объять необъятное” за один день, а слушателям и посетителям - сосредоточиться на конкретных вопросах, выбрать наиболее актуальные для них темы. Кроме секции “Новости” работали ещё шесть секций.

В секции “Комплексные платформы” были представлены доклады, рассказывающие о функциональности комплексных платформ автоматизации, критериях выбора этих продуктов, о предлагаемых на их основе решениях и проектах по внедрению, воплощённых в жизнь на предприятиях различных отраслей.

Материалы секции “Потоковый ввод документов” осветили всевозможные аспекты данной технологии: функциональность и особенности эксплуатации высокопроизводительных сканеров и специализированных программных систем, опыт проектирования и реализации прикладных программно-аппаратных комплексов и т. п.

Пожалуй, наиболее обширной с точки зрения тематики форума была секция “Системы электронного документооборота (СЭД)”. В ней были представлены доклады не только разработчиков, но и дистрибьюторов, внедренцев СЭД, материалы о способах выбора, внедрения, эксплуатации и оценки эффективности функционирования СЭД.

Обзорные и аналитические материалы, посвящённые средствам описания и моделирования, а также инструментам автоматизации бизнес-процессов, системам класса workflow и т. п., были представлены на секции “Средства управления бизнес-процессами (BPM)”.

“Электронные хранилища данных” - доклады этой секции были посвящены рассмотрению как готовых решений, предназначенных для организации хранилищ данных, так и отдельных компонентов хранилищ: различных накопителей и пр.

Совсем недавно образованная и пользующаяся популярностью аналитическая секция “Документооборот от А до Я” в этом году более всего уделила внимание проблемам и специфике отраслевых внедрений. Участники представили доклады о характерных особенностях внедрения систем электронного документооборота (СЭД) на предприятиях различных отраслей, в государственных и частных организациях разного масштаба.

Теперь посмотрим на выставочный раздел форума…

"Кодекс"

Довольно успешно решать проблемы работы с большими массивами документов и информации позволяют технологии и решения консорциума “Кодекс” по созданию электронных хранилищ документов, аккумулирующих документы и обеспечивающих оперативный доступ к нужной информации. Они зарекомендовали себя как эффективный инструмент для создания электронных хранилищ документов. Уже 15 лет консорциум и его партнёры работают с большими объёмами информации и документов, создают информационные правовые системы, электронные архивы документов, корпоративные справочные системы и системы электронного документооборота, обеспечивает интернет/интранет-доступ к информационным ресурсам. Для этого создан специальный инструментарий.

Среди основных функциональных возможностей и решений “Кодекса”:

  • технологии автоматизированного архивирования документов в процессе их создания;
  • реализация доступа к информационным ресурсам по технологии интернет/интранет;
  • мощный поисковый сервис в больших массивах документов;
  • богатые возможности представления документов: гипертекстовые ссылки, включение в текст документов графики, таблиц, формул и т. д.;
  • инструментарий для создания информационных справочных систем, хранилищ документов и других приложений по работе с документами;
  • технологии репликации данных и актуализации удалённых баз данных;
  • возможность интеграции с системами электронного документооборота, правовыми базами данных, продуктами MS Office;
  • значительная экономия финансовых средств и времени на создание приложений по работе с массивами документов.

В отличие от традиционных вариантов использования правовых баз данных, которые, как правило, ограничены юридическим и финансово-бухгалтерским подразделениями, “Кодекс” предлагает корпоративные правовые системы, обеспечивающие полномасштабный доступ к документам и правовой информации широкого круга специалистов. Для этого на сервер корпоративной сети организации, работающий под управлением Windows NT, Windows 2000, UNIX (Free BSD, Linux), устанавливаются программный сервер “Кодекс-Сервер” и базы данных “Кодекс”. Доступ к базам данных осуществляется в архитектуре “тонкого клиента” с помощью интернет-браузера.

Примеры реализации подобных систем можно найти в ОАО “Газпром”, АО “АвтоВАЗ”, Внешэкономбанке, Комитете по управлению городским имуществом администрации Санкт-Петербурга, Санкт-Петербургском отделении Промстройбанка, банке “Санкт-Петербург”.

Создание электронных хранилищ документов позволяет решать проблему работы с большими массивами документов и информации, организации их доступа, поиска. При этом предприятия, организации могут создавать полнотекстовые базы данных своих документов, совместимых с базами данных правовой информации “Кодекс”, без привлечения дополнительных квалифицированных специалистов и дополнительных затрат рабочего времени. Электронные хранилища (архивы) документов могут создаваться отдельно или в составе систем электронного документооборота.

Электронные хранилища “Кодекс” могут использоваться в составе систем электронного документооборота “Кодекс:Документооборот” или в составе систем других производителей, например “Дело” (“Электронные офисные системы”), “ГрандДОК” (ГП “Гранит-Центр”).

Технологии “Кодекс” включают в себя инструментальные средства для разработки индивидуальных заказных систем. Это даёт возможность различным организациям достаточно быстро и экономично создавать для своих нужд автоматизированные системы обработки информации и справочные системы, а разработчикам информационных систем с использованием программных технологий “Кодекс” реализовывать заказные системы, разработку приложений в области документальных и справочных систем.

Одним из важнейших достоинств технологий “Кодекс” является изначальное решение проблемы доступа по технологии интернет/интранет любым информационным продуктам (справочным, информационно-поисковым системам и хранилищам документов), созданным в формате “Кодекс”.

Отметим, что информационно-правовой консорциум “Кодекс”, кроме прочего, создал Российскую сеть центров нормативно-технической информации (документации), обеспечивая доступ к банку различных электронных документов ГОСТ, СНиП, РД, ПБ, ГЭСН, ФЕР и т. п. Об этом мы расскажем в отдельной публикации…

Вместо послесловия

Как видите, спектр, разнообразие и глубина представленных на форуме систем и подходов, систем и разработок, с одной стороны, радуют, а с другой - без предварительной классификации систем, без помощи экспертов крайне затруднительно проводить сравнение, обосновать и сделать правильный выбор.

Куда же идёт сегодня развитие СЭД и электронных систем архивирования (ЭСА)? И каким системам стоит отдавать предпочтение при выборе?

Если говорить о примерной классификации систем документооборота, тут эти комплексы можно условно представить в виде двух больших групп: СЭД и ЭСА, хотя чёткого водораздела между этими взаимопересекающимися и дополняющими друг друга множествами нет. Можно также выделить системы управления корпоративного документооборота и специализированные функциональные решения, внешние и внутренние, централизованные и распределённые.

Системы управления корпоративного документооборота могут быть дополнены специальными системами - например, комплексами сканирования, распознавания, верификации, средств поиска и защиты, интеграционным модулем, модулями анализа и общего мониторинга, - а также иметь централизованные и (или) удалённые базы данных, архивы, электронные хранилища.

Если говорить об основных требованиях к системам, то они должны: уметь работать со структурированными и неструктурированными документами; поддерживать все стадии жизненного цикла документов; формировать и контролировать жёсткие и гибкие маршруты документопотоков; поддерживать корпоративные стандарты управленческой деятельности организации; позволять быстро автоматизировать бизнес-процессы, отслеживать технологию обработки документов, в том числе обеспечивать работу как по основной деятельности организации, так и её вспомогательных служб, взаимодействие служб организации и специалистов, обеспечивать работу с традиционными базами данных, электронными каталогами и архивами, обеспечивать контроль за соблюдением сроков, регламентов и исполнительской дисциплиной и пр. Наконец, обеспечивать удобство использования и администрирования системы и возможность развития СЭД.

Должны быть гибкие, надёжные, производительные и защищённые (ЭЦП, шифрование, многоуровневый санкционированный доступ) модульные и открытые системы, своевременно наращивающие свой функционал, быстро интегрирующиеся как в уже существующие комплексы на предприятии, в организации, так и быстро адаптирующиеся в новые (требования, разработки, условия), при необходимости позволяющие проводить через себя весь документопоток организации. Так как возможны различные варианты построения корпоративных СЭД или ЭСА, в том числе территориально разделённых, необходимо обеспечить необходимые технологии и сервис работы с СЭД или архивом для удалённых абонентов.

Всё больше прослеживается тенденция интеграции СЭД с другими корпоративными системами, в том числе с учётными, ERP, CRM, PLM, модулями анализа и другими приложениями сторонних разработчиков.

Как утверждают специалисты IRP Technology, наиболее правильным является подход, обеспечивающий равнозначную и интеграционную модульность, которая позволяет: организационно гибко строить систему в целом, путём выделения приоритетных задач и наращивания функционала, обеспечивая результат от внедрения отдельных модулей, а также их интеграцию с существующими компонентами ИТ-структуры.

При подборе практически любых ИТ-систем главное - не забывать два основных принципа. Первый: сколько экспертов (заказчиков) - столько и мнений. Второй: автоматизация - это не свершившийся факт, это процесс.

В завершение немного расскажем о планах ABBYY по дальнейшему развитию DOCFLOW.

В 2006 году компания планирует провести два новых - региональных DOCFLOW: в Екатеринбурге (сентябрь) и Санкт-Петербурге (ноябрь), а если эти мероприятия пройдут успешно, то далее конференция может состояться в Поволжье, на Урале, Дальнем Востоке. К участию в этих мероприятиях планируется привлекать не только прежних экспонентов, но и новых региональных игроков.

В 2007 году планируется существенно увеличить выставочную площадь DOCFLOW в Москве. Будут расти и развиваваться аналитическая и обучающая составляющие и портал docflow.ru. Секция “Документооборот от А до Я” охватит все темы, интересующие посетителей, будут проводиться и “круглые столы”. Пожелаем этому форуму и его организаторам, экспонентам, посетителям дальнейших творческих достижений и экономических успехов и процветания.

Валентин Гулинин