English version
8-800-555-90-25
Новая версия Программного комплекса 6.2016.
Практические рекомендации:
Все статьи

Шевелева Наталья Александровна

Декан юридического факультета Санкт-Петербургского государственного университета

Онлайн-издания-для-профессионалов Помощник бухгалтера Архив решений арбитражных судов Полезная информация - медицина Банк документов

Курсы валют

27.09.2016

EUR72.0604+0.4750
USD64.1506+0.2864

Студенту и преподавателю

Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга

Создание на базе технологий Microsoft Единой системы электронного документооборота и делопроизводства было предназначено для автоматизации документационного и информационного обеспечения деятельности Администрации Санкт-Петербурга. Разработка и внедрение системы стали возможными благодаря инициативе и активной поддержке Комитета по информатизации и связи. Администрацией Санкт-Петербурга в 1998 году был проведен открытый конкурс, в котором участвовали крупнейшие компании, работающие в сфере IT-технологий. Основными задачами, которые ставились перед участниками конкурса, были разработка и внедрение комплексной автоматизированной технологии обработки и контроля исполнения документов в структурных подразделениях всей городской Администрации. Система должна была стать частью создаваемого единого информационного пространства Санкт-Петербурга.

Ситуация

Вопрос о создании и внедрении систем электронного документооборота и делопроизводства в нашей стране обсуждался уже давно. Первая волна автоматизации процессов делопроизводства пришлась на конец 80-х - начало 90-х годов. В 1991 году как непосредственно в аппарате Мэрии Санкт-Петербурга, так и в Территориальных управлениях и отраслевых комитетах Администрации города были внедрены и функционировали системы для делопроизводителей «Письма» и «Контроль», которые были созданы ГП «Центр компьютерных разработок», головного предприятия консорциума «Кодекс».

За время эксплуатации автоматизированных систем развивалась методология делопроизводства, становилась более развитой функционально-постановочная часть систем, но оставалась неизменной программная платформа. Однако требования к автоматизации процессов делопроизводства возросли, а главное, появились технические возможности реализовать эти требования:

  • стало недостаточным иметь в БД только учетные реквизиты документа, захотелось иметь возможность просмотра и самого текста;
  • появилась необходимость организовать электронный обмен документами между территориально удаленными объектами не только по вертикали от вышестоящей организации к нижестоящей, но и обратно, а также организовать передачу документов и по горизонтали;
  • повысилась компьютерная культура работников аппарата среднего и высшего звена, а как следствие этого появилась необходимость предоставить им возможность просмотра всех имеющихся в организации данных оперативно, в реальном масштабе времени;
  • получили развитие технологии Internet/Intranet, что позволяло организовать удаленный доступ к информации и формирования единого информационного пространства для участников документооборота;
  • и другие факторы, которые вызвали необходимость в пересмотре программно-аппаратной платформы для реализации новых систем автоматизации.

Для реализации всех вышеперечисленных требования был реализован проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга (ЕСЭДД).

Решение

Комитет по информатизации и связи Администрации Санкт-Петербурга явился инициатором и активно поддержал проект внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства. Разработка проекта была осуществлена в соответствии с приказом вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Канцелярии губернатора СПб N5-пв от 01.07.98.

С 03.07.98 по 05.11.98 был проведен открытый конкурс проектов создания единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга. В конкурсе участвовали 8 организаций. Основными критериями при выявлении победителя конкурса явились:

  • опыт работы в данной области,
  • сроки реализации проекта,
  • стоимость проекта,
  • использование передовых информационных технологий,
  • комплексность применяемых решений,
  • возможность интеграции с действующими базами данных,
  • обеспечение последующего развития и сопровождения внедренных автоматизированных систем.

По итогам конкурса победителем единогласно было признано государственное предприятие «Центр компьютерных разработок», и в начале 1999 года сотрудники предприятия приступили к работе над первой очередью проекта Единой системы электронного документооборота для Администрации Санкт-Петербурга. Современные требования к организации делопроизводства на первое место выдвигают комплексное решение проблем электронного документооборота, поэтому корпоративная система электронного документооборота и делопроизводства создавалась как комплексная система, построенная на основе единой информационной логики и на основе единых программно-технических средств. В итоге была снижена стоимость проекта, сокращены сроки внедрения системы в промышленную эксплуатацию.

В решении проекта использовались следующие продукты Microsoft: Microsoft Windows 95,98,2000,NT; Microsoft SQL Server 97,2000; Microsoft Visual Studio; Microsoft Office 97. Решение было развернуто на 1000 клиентских рабочих мест.

Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга разработана на базе собственных разработок ГП «ЦКР», основанных на многолетнем опыте производства информационно-правовых продуктов марки «Кодекс», с использованием Intranet-технологий и на основе глубокой интеграции с продуктами Microsoft Office.

Реализация проекта ЕСЭДД производилась поэтапно.

В 2001 году Единая система электронного документооборота и делопроизводства объединила в единое информационное пространство практически все подразделения Администрации Санкт-Петербурга.

При реализации первой очереди проекта в 1999 году система электронного документооборота была внедрена в 4 подразделениях Канцелярии Губернатора Санкт-Петербурга, 6 Территориальных управлениях и 3 отраслевых комитетах.

Между всеми территориально-удаленными объектами внедрения был настроен обмен данными в электронном виде.

В 2000 году к проекту присоединились еще 12 подразделений Канцелярии Губернатора Санкт-Петербурга, 14 Территориальных управлений и 9 отраслевых комитетов.

Объекты внедрения первой очереди в 2000 году расширили число своих подразделений, включенных в Единую систему электронного документооборота Администрации Санкт-Петербурга (далее ЕСЭД). Таким образом, за два года все территориальные управления города были охвачены электронным документооборотом.

2001 год был посвящен включению в ЕСЭД отраслевых комитетов Администрации города - это 24 новых объекта внедрения. Территориальные управления продолжали расширять круг своих подразделений, участвующих в электронном документообороте.

В 2002 году к проекту ЕСЭД Администрации Санкт-Петербурга были подключены подразделения двойного подчинения, такие как районные жилищные агентства, районные управления по здравоохранению, районные финансовые управления и т.д - всего 36 новых объектов.

В рамках проекта ЕСЭДД Администрация города осуществила закупку лицензионного программного обеспечения Microsoft Office для установки во всех своих территориальных управлениях и отраслевых комитетах.

По состоянию на 1 июля 2003 года системы по автоматизации делопроизводства, разработанные СПб ГУП «Центр компьютерных разработок», внедрены на 70 объектах Администрации города, что составляет 1857 рабочих мест.

2003 год посвящен внедрению в Администрации Санкт-Петербурга технологии работы с электронными документами с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). С 1 августа 2003 года Администрация города приступила к опытной эксплуатации использования электронной цифровой подписи в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти.

Главные характеристики системы «Кодекс: Документооборот»

Каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы специализирована под реализацию типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, регистрация и контроль рассмотрения обращений граждан, централизованный контроль распорядительных документов и поручений и др.

Это дает возможность предложить готовые решения автоматизации основных участков делопроизводства для большинства органов государственной власти.

Возможность внедрения готовых решений усилена многовариантностью реализации одних и тех же функций делопроизводства в зависимости от условий внедрения. Существуют, например, функционально одинаковые варианты системы для малых локальных сетей (файл-серверный вариант), и многопользовательских сетей (SQL - вариант), есть варианты внедрения для организаций с небольшим или, наоборот, с большим документооборотом и др.

Система «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота. Поэтому первая задача, на которую она рассчитана, состоит в поддержке и обслуживании бумажного документооборота. Вторая задача, которую она позволяет решить - постепенный переход от бумажного к электронному документообороту.

Главным архитектурным принципом построения системы является ее модульность. Это в наибольшей мере соответствует организационной структуре построения органов власти. Каждое подразделение, имеющее автономный учет документов, может иметь автономную систему делопроизводства. В то же время каждый из модулей реализует единую информационную логику и содержит изначально заложенную функцию обмена документами с любым другим модулем. Модульность дает возможность внедрения корпоративных систем по частям. Затем эти модули объединяются друг с другом, в результате чего образуется корпоративная система, охватывающая центральный орган управления и большую группу подведомственных организаций, территориально удаленных друг от друга.

Единая информационная логика помимо обмена документами между подсистемами дополняется следующими типовыми возможностями: централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Internet/Intranet, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте.

Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий «Кодекс»; ориентиром на наиболее массовые программно - технические платформы (Microsoft); невысокими затратами на внедрение.

Краткие характеристики функциональных подсистем, входящих в состав «Кодекс: Документооборот»

«Кодекс: Служебная корреспонденция» автоматизировала следующие функции делопроизводства по работе со служебными документами:

  • регистрацию входящих и исходящих документов организации (подразделения);
  • формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;
  • организацию движения документов по исполнителям и контроль их исполнения;
  • постановку документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов».

Система «Кодекс: Служебная корреспонденция» предназначена для учета входящей, исходящей корреспонденции и контроля за ее движением. При этом объем документооборота может составлять от 500 до сотен тысяч документов в год.

«Кодекс: Контроль исполнения документов» автоматизировала следующие функции делопроизводства по работе с контрольными документами:

  • регистрацию контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям;
  • регистрацию переносов сроков заданий;
  • автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов;
  • формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;
  • автоматическую перерегистрацию документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой.

«Кодекс: Письма и обращения граждан» автоматизировала следующие функции:

  • ввод данных о заявителях (гражданах и/или организациях);
  • регистрацию обращений и вопросов, поставленных в них;
  • контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;

Помимо собственно делопроизводственного аспекта данная система реализовала социальный аспект работы с населением: учет всех писем, написанных одним человеком, поставленных им вопросов, анализ обращений по проблемам, территориальный анализ и т.д.

«Кодекс: Система подготовки документов» позволила создать электронный полнотекстовый архив документов (Банк документов) в процессе подготовки документов. Система интегрирована с продуктами MS Office. Документы готовятся на стандартных электронных бланках, содержащихся в библиотеке базы данных «Кодекс». Форма этих бланков соответствует стандартным бланкам предприятия или организации, где внедрена система. Система осуществляет учет использования бланков, требуемый по правилам делопроизводства. Тексты документов записываются в полнотекстовую базу данных, что предоставляет дополнительный сервис при дальнейшей работе с документами. Просмотр базы полнотекстовых документов возможен по технологии Internet/Intranet с любого компьютера при наличии прав доступа.

Обеспечена интеграция функциональных подсистем, реализующих бизнес-логику работы с документами, с архивом документов. Интеграция с электронным архивом реализована на основе интерфейсов ODBC, HTTP.

«Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» обеспечила регистрацию документов организации, рассылку текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации. Доступ к этим базам реализован в технологии Internet/Intranet, с тем, чтобы любой сотрудник имел доступ к распорядительным документам организации.

Система интегрирована с системой «Кодекс: Система подготовки документов».

«Кодекс: Справочная система документооборота» обеспечила доступ к базам документов по технологии Intranet/Internet и позволила оперативно получать информацию о документообороте с любого удаленного компьютера.

«Кодекс: Обмен документами» обеспечила обмен документами между подсистемами, как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами. В последнем случае в качестве транспорта передачи данных используется электронная почта, работающая по стандартам Internet mail (SMTP, POP 3). При этом поддерживается механизм гарантированной доставки и подтверждения получения сообщений.

Перспективы

В настоящее время проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга не только успешно реализован в соответствии с техническим заданием и календарными планами внедрения, но по желанию Заказчика получил дальнейшее развитие.

К единому информационному пространству подключено и продолжает подключаться гораздо большее количество пользователей, чем было запланировано проектом. Территориальные управления и отраслевые комитеты стремятся включить в свой электронный документооборот все свои структурные подразделения, в том числе и территориально удаленные.

Успех внедрения ЕСЭДД привел к тому, что аналогичные проекты были разработаны и внедрены в других организациях и органах государственной власти.