English version
8-800-555-90-25
Практические рекомендации:
Все статьи

Шевелева Наталья Александровна

Декан юридического факультета Санкт-Петербургского государственного университета

Онлайн-издания-для-профессионалов Помощник бухгалтера Архив решений арбитражных судов Полезная информация - медицина Банк документов

Курсы валют

24.09.2017

EUR69.00000.0000
USD57.00000.0000

Студенту и преподавателю

Региональная система электронного делопроизводства и документооборота Сахалинской области

Заказчик: Администрация Сахалинской области.

Описание проблемы: Работа по созданию Региональной системы электронного делопроизводства и документооборота Сахалинской области (РСЭДД) ведется с 2005 года.

Этапы работ:

  • 2005-2006 годы. Автоматизация делопроизводственных функций. На этом этапе осуществлено внедрение специализированных модулей системы в службы и у должностных лиц ответственных за делопроизводство в Администрации Сахалинской области и органах исполнительной власти области.
  • 2007 год. Обеспечение информацией руководства. Внедрен специализированный модуль «Система оперативного контроля», который работает на основе информации заведенной в систему делопроизводителями и позволяет в наглядной форме получать информацию о состоянии исполнения документов в подразделениях.
  • 2007-2008 годы. Создание полнотекстовых информационных банков. Самый важный и ответственный этап, поскольку затрагивает непосредственно всех сотрудников. Именно с этого этапа начинается комплексная автоматизация непосредственно документооборота. Внедрена система подготовки документов и опция потокового сканирования документов.
  • 2008-2009 годы. Внедрение комплектов программного обеспечения в органах местного самоуправления Сахалинской области (19 муниципальных образований). Организация межведомственного документооборота в рамках РСЭДД. Отдельно шли работы по внедрению системы в Сахалинской областной думе. Учитывая специфику документопотоков законодательного органа власти Сахалинской области разработана и внедрена методика осуществления законотворческого процесса на базе модулей системы «Кодекс: Документооборот».

Цели: создание системы, охватывающей делопроизводство и документооборот всех органов власти и местного самоуправления Сахалинской области и связывающую их с внешней средой электронного обмена.

Используемые технологии: клиент-серверная архитектура.

Серверное ПО: СУБД «Кодекс-Сервер», СУБД MS SQL-Server 2000.

Клиентское ПО: «Кодекс: Служебная корреспонденция», «Кодекс: Письма и обращения граждан», «Кодекс: Контроль исполнения», «Кодекс: Управление персоналом», «Кодекс: Оперативный контроль», «Кодекс: Подготовка документов», «Центральная справочная система», опция «Потоковое сканирование».

Функциональные возможности:

  • Подготовка и ввод электронных документов в систему (как с использованием шаблонов бланков документов, так и любых других форматов);
  • Настройка маршрутов прохождения для разных видов документов (визирование, согласование, подписание) по умолчанию с возможностью корректировки маршрута пользователем;
  • Отправка документа по маршруту;
  • Последовательное и/или параллельное согласование документов;
  • Нормоконтроль документов;
  • Подписание документа;
  • Возврат документа исполнителю на доработку с любого этапа маршрута;
  • Создание новой версии документа и обеспечение хранения предыдущей версии;
  • Регистрация документа;
  • Рассылка электронного документа;
  • Формирование документа в дело;
  • Поиск документа по реквизитам и полнотекстовый поиск;

Результаты внедрения: Пользователями системы являются все работники исполнительных органов власти Сахалинской области, Сахалинской областной думы, работники органов власти местного самоуправления Сахалинской области. Всего около 1500 пользователей системы.

Комментарий подрядчика:

Анатолий Моисеев,
генеральный директор компании ООО «Байкалсистем» (г. Иркутск):

Система «Кодекс» была выбрана, потому что архитектура именно этой системы позволяет осуществить поэтапный процесс внедрения, при котором на каждом этапе автоматизируются отдельные функции делопроизводства и документооборота. Это является неоспоримым преимуществом при реализации проектов такого масштаба.

Запуск любой комплексной информационной системы требует не только установки оборудования и настройки ПО, но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы - тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя относительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя их интеграционной системой.

Кардинальные, революционные подходы к документообороту органов государственной власти и местного самоуправления весьма опасны. Это может привести не только к срыву сроков внедрения, но и к серьезным проблемам в управлении.

В ходе предпроектного обследования мы особое внимание уделили такой общеизвестной проблеме, как «человеческий фактор», выражающийся в консерватизме сотрудников. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также не всегда высокой компьютерной грамотностью. Здесь важно было найти оптимальное сочетание интересов и потребностей сотрудников с теми технологиями, которые им предстояло освоить. Пожалуй, именно эта задача стала наиболее интересной, так как здесь не существует стандартных методик и готовых решений».